Alles, was man uns fragt — bevor Sie fragen.

Eine digitale Telefonassistentin mit künstlicher Intelligenz. Sie nimmt Ihre Anrufe rund um die Uhr an, spricht Griechisch, Englisch und Deutsch, vereinbart Termine, nimmt Nachrichten auf, beantwortet Fragen aus dem, was sie über Ihr Unternehmen weiß, und stellt das Gespräch an einen Menschen durch, wenn es nötig ist. Sie ist ein Abonnementdienst von Retail Management Solutions — Sie kaufen kein Gerät und installieren keine Software.

Ja. Sie versteht Alltagsgriechisch, mit Dialekt, halben Sätzen und Leitungsrauschen, und antwortet mit natürlicher griechischer Stimme. Spricht jemand Englisch oder Deutsch, wechselt sie die Sprache. Am besten beurteilen Sie das, indem Sie sich von ihr anrufen lassen.

Ja, sie sagt es zu Beginn selbst in einem Satz, so wie es das Gesetz verlangt. In der Praxis sprechen die meisten ganz normal weiter, weil sie bekommen, weswegen sie angerufen haben — und zwar sofort, ohne Warteschleife. Einzelheiten: KI-Transparenz.

Sie sagt es. Sie erfindet keine Preise, Zeiten oder Zusagen — sie ist darauf eingestellt, Unwissen zuzugeben, statt die Lücke mit einer Vermutung zu füllen. Sie fragt nach, nimmt eine Nachricht auf oder stellt das Gespräch zu Ihnen durch. Sie legen fest, welches von den dreien und in welchen Fällen.

Jederzeit, mit einem einfachen Satz. Das Gespräch wird zu Ihnen oder zu einer Kollegin durchgestellt, mit einer kurzen Einordnung des Anliegens, oder es wird eine Nachricht aufgenommen, damit Sie zurückrufen. Die Assistentin stellt auch von sich aus durch, wenn das Thema über ihr Wissen hinausgeht oder wenn sie merkt, dass der Anrufer verärgert ist.

Nein. Entweder leiten Sie die Anrufe Ihrer bestehenden Rufnummer weiter, oder wir binden Ihre Telefonanlage als Leitung zu Grammateas an. Weiterleitungen kommen wie bisher auf Ihren Nebenstellen an. In Ihrem Büro wird nichts installiert.

Ein Termin zur Einrichtung, Testanrufe am selben Tag, live am nächsten Arbeitstag. Spätere Änderungen — neue Öffnungszeiten, eine neue Leistung, ein neuer Preis — dauern wenige Minuten in der Verwaltung.

Grammateas selbst hat keine Grenze: Sie ist nie „auf der anderen Leitung", sie antwortet allen gleichzeitig. Die Grenze setzt die Leitung — jede Telefonverbindung hat eine feste Zahl an Kanälen, und so viele gleichzeitige Gespräche passen hinein.

Binden Sie Ihre eigene Telefonanlage an, gelten die Kanäle, die Sie ohnehin bezahlen — dieselben wie heute. Stellen wir die Leitung, legen wir gemeinsam fest, wie viele Kanäle Sie brauchen; sie werden innerhalb eines Tages ergänzt und sind nicht teuer.

Wie viele Sie in der Praxis brauchen: Eine Praxis oder ein Ladengeschäft hat selten mehr als zwei bis drei gleichzeitige Anrufe, selbst zur Stoßzeit. Wenn bei Ihnen Dutzende gleichzeitig ankommen, besprechen wir das von Anfang an und richten die Leitung entsprechend ein. Sind die Kanäle belegt, hört der nächste Anrufer ein normales Besetztzeichen — die Plattform hält die Grenze ein, statt das Gespräch ins Leere laufen zu lassen.

Ganz wie Sie möchten. Die drei üblichen Varianten: Sie nimmt nur außerhalb der Öffnungszeiten und am Wochenende ab; sie nimmt ab, wenn nach X Klingelzeichen niemand rangeht; oder sie nimmt immer zuerst ab und stellt durch, was einen Menschen braucht.

Die Anrufe fallen auf den bestehenden Ablauf Ihrer Telefonanlage zurück, klingeln also wie zuvor. Das Verfügbarkeitsziel liegt bei 99,5 % im Monat, ausgenommen geplante Wartung und Störungen in Netzen Dritter.

Ja. Sie wird an Google Calendar oder Microsoft 365 angebunden, sieht die Verfügbarkeit, schlägt Zeiten vor, trägt den Termin ein und schickt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail. Sie verschiebt und storniert Termine, wenn der Kunde es wünscht, nach den Regeln, die Sie festgelegt haben (Vorlaufzeit, Dauer, welche Ärztin oder welcher Techniker).

Sie geben ihr Öffnungszeiten, Adresse, Leistungen, Preise, was Sie tun und was nicht — schriftlich, über die Verwaltung, oder indem Sie uns schicken, was Sie ohnehin haben (Preisliste, häufige Fragen, Ihre Webseite). Sie antwortet ausschließlich daraus. Sie können auch ein echtes Gespräch in einen Wissensartikel verwandeln, wenn es gut beantwortet wurde.

Sie notiert Name, Nummer und Anliegen und schickt Ihnen alles sofort per E-Mail, SMS oder Slack. Zu jedem Anruf gibt es außerdem ein Transkript, eine Zusammenfassung und das Vereinbarte — alles auch auf Ihrem Handy.

Ja, ab dem Paket Business: Terminbestätigungen, Erinnerungen, Rückrufe bei verpassten Anrufen. Bei Werbeanrufen prüft die Plattform Einwilligung, das Widerspruchsregister nach Artikel 11 und die zulässigen Anrufzeiten — die Rechtmäßigkeit der Kampagne bleibt jedoch Ihre Verantwortung.

Ab dem Paket Business wird sie an Kalender, Kontakte, Postfach und an Ihre eigenen Systeme über kontrollierte Werkzeuge angebunden. Jede solche Aktion durchläuft eine Rechteprüfung und wird protokolliert — das Modell „führt" nie etwas von sich aus aus.

Ja, das ist der häufigste Einsatz: Termine, Änderungen, Erinnerungen, Anfahrtshinweise. Weil dabei Gesundheitsdaten ausgesprochen werden können, empfehlen wir eine kurze Speicherdauer und eine sorgfältige Einstellung der Aufzeichnung; der Auftragsverarbeitungsvertrag deckt das ausdrücklich ab.

Ja. Die Anrufe dort sind vor allem „haben Sie offen?", „was kostet das?", „wann ist es fertig?" und „ich hätte gern einen Termin" — also genau das, was sie beantwortet, ohne dass ein Mensch nötig wäre, während Sie weiterarbeiten.

Sie nimmt die Anrufe an, die sonst verloren gingen: die, die hereinkommen, während am anderen Apparat gesprochen wird, die Stunden der Abwesenheit, die Abende und die Wochenenden. Ihre Empfangskraft wird von den immer gleichen Anrufen entlastet und behält die, die einen Menschen brauchen.

Drei Pakete, zzgl. MwSt.: Basis 49 €/Monat (bis zu 200 Gesprächsminuten, Termine, Nachrichten, Transkripte), Business 149 €/Monat (bis zu 800 Gesprächsminuten, Weiterleitungen, Anbindung an Kalender und CRM, ausgehende Anrufe), Enterprise auf Anfrage. Siehe die Preise im Einzelnen.

Leitungen und Gespräche rechnet Ihr Anbieter ab, wie bisher. Das Abonnement betrifft den Dienst. Wenn wir Ihnen Rufnummer oder Leitung stellen sollen, kalkulieren wir das im Angebot.

Nein. Das Abonnement läuft monatlich und Sie beenden es jederzeit ohne Strafgebühr. Nach dem Ende haben Sie 30 Tage, um Ihre Daten zu exportieren; danach werden sie gelöscht.

Ja, unter zwei Voraussetzungen, die von Haus aus erfüllt sind: Die Assistentin weist zu Beginn darauf hin, dass sie ein KI-System ist (Artikel 50 der KI-Verordnung der EU), und kündigt die Aufzeichnung an, wo diese aktiviert ist. Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Anrufer und schließen mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.

Auf Server innerhalb der Europäischen Union, mit Ihrem eigenen Zugriff und Ihrem Recht auf Löschung. Die Aufzeichnung ist Ihre Entscheidung, ebenso die Speicherdauer (standardmäßig 12 Monate). Die Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Training von Modellen weitergegeben. Siehe: Sicherheit · Datenschutz.

Das geschieht mit einer einzigen Aktion in der Verwaltung: Identifikationsdaten, der Wortlaut jedes Gesprächs, Notizen und Aufzeichnungen werden gelöscht, während die Statistiken anonym bestehen bleiben. Anleitung für den Anrufer selbst: Ihre Rechte ausüben.