Rechtliches
Datenschutzerklärung
Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie grammateas.gr besuchen, ein Angebot oder einen Testanruf anfordern, und was mit den Daten geschieht, die durch die Anrufe unserer Kunden laufen.
Zuletzt aktualisiert: 12. September 2026 · Gültig ab: 12. September 2026 · Diese deutsche Fassung dient der Verständlichkeit; bei Abweichungen ist der griechische Text maßgeblich.
1. Wer wir sind
Verantwortlicher für alles hier Beschriebene ist Retail Management Solutions, das Unternehmen, das den Dienst „Grammateas" (grammateas.gr) entwickelt und bereitstellt.
| Firma | Retail Management Solutions |
|---|---|
| Steuernummer | 801291892 |
| Sitz | Grammou 73, 15124 Marousi, Griechenland |
| Telefon | +30 210 3004011 (Montag–Freitag, 9:00–17:00 Uhr) |
| E-Mail für Datenschutzfragen | i.kotrotsios@rm.gr |
Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten nach Artikel 37 DSGVO zu benennen. Die obige Adresse antwortet auf jede Frage zum Datenschutz.
2. Unsere zwei Rollen
Die Unterscheidung ist wichtig, denn sie bestimmt, wer über die Daten entscheidet:
- Verantwortlicher. Für die Daten der Besucherinnen und Besucher der Webseite, derjenigen, die ein Angebot oder einen Testanruf anfordern, und der Ansprechpartner unserer Kunden. Wir entscheiden, warum und wie wir sie verarbeiten. Das ist der Gegenstand dieser Erklärung.
- Auftragsverarbeiter. Für alles, was durch die Anrufe unserer Kunden läuft — was der Anrufer gesagt hat, seine Telefonnummer, der vereinbarte Termin. Dort ist das Kundenunternehmen der Verantwortliche; wir verarbeiten ausschließlich auf dessen Weisung, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (Artikel 28 DSGVO). Siehe Abschnitt 10.
3. Welche Daten wir von Ihnen erheben
a) Der bloße Besuch der Webseite
Sie können die gesamte Webseite lesen, ohne irgendwelche Angaben zu machen. Wir verwenden keine Tracking-Cookies, kein Google Analytics und keine Werbepixel — siehe die Cookie-Richtlinie. Der Server, der die Seite ausliefert, führt wie jeder Server technische Protokolle (IP-Adresse, Uhrzeit, Seite, Browsertyp) zur Sicherheit und zur Fehlersuche.
b) Das Formular „Angebot anfordern"
Name, Unternehmen, Telefon, E-Mail (freiwillig), Ihre Nachricht sowie die IP-Adresse und die Seite, von der aus gesendet wurde. Die Anfrage wird nicht in einer Datenbank gespeichert: Sie wird über unseren E-Mail-Anbieter als E-Mail an unser Team weitergeleitet und lebt von da an in unserem Postfach.
c) Der kostenlose Testanruf
Wenn Sie sich von Grammateas anrufen lassen, um sie auszuprobieren:
- geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Mobilnummer an;
- senden wir eine SMS mit einem sechsstelligen Bestätigungscode, damit niemand eine fremde Nummer angeben kann. Der Code und die Angaben der Anfrage bleiben 10 Minuten in einem temporären Speicher und werden danach automatisch gelöscht;
- ruft das System Ihre Nummer an, sobald Sie den Code bestätigt haben. Den Anruf führt eine digitale Assistentin mit künstlicher Intelligenz — sie sagt es Ihnen zu Beginn — und er wird als Gespräch festgehalten (Transkript und, sofern im Demo-Konto die Aufzeichnung aktiviert ist, die Tondatei);
- zum Schutz vor Missbrauch speichern wir außerdem die IP-Adresse und einen Vermerk, dass wir diese Nummer in den letzten 24 Stunden angerufen haben (ein Testanruf pro Tag und Nummer).
Die Anfrage für einen Testanruf verstehen wir zugleich als Interesse am Dienst und antworten Ihnen, wie beim Angebotsformular.
d) Die schriftliche Demo (Gespräch mit der Assistentin)
Was Sie in das Chatfeld der Seite schreiben, wird zur Beantwortung an unsere Plattform gesendet und als Demonstrationsgespräch gespeichert. Bitte schreiben Sie dort keine personenbezogenen oder sensiblen Angaben — für die Demo werden sie nicht gebraucht. Ihr Browser speichert eine zufällige Sitzungs-ID im Speicher des Tabs (sessionStorage), die beim Schließen verloren geht.
e) Unsere Kunden
Für Kunden verarbeiten wir Kontakt- und Rechnungsdaten ihrer Ansprechpartner, die Zugangsdaten zu ihren Konten und die Aktionsprotokolle (wer wann was geändert hat) — zur Erfüllung des Vertrages sowie aus Gründen der Sicherheit und der steuerlichen Pflichten.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage (Artikel 6 DSGVO) |
|---|---|---|
| Angebotsformular | Um Sie anzurufen und Ihnen einen Preis zu nennen | Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Abs. 1 lit. b) |
| SMS-Bestätigungscode | Damit wir keine Nummer anrufen, die Ihnen nicht gehört | Berechtigtes Interesse (Abs. 1 lit. f): Schutz Dritter, Missbrauchsabwehr |
| Testanruf und Demonstrationsgespräch | Damit Sie sehen, wie der Dienst arbeitet | Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Abs. 1 lit. b) |
| Aufzeichnung des Testanrufs | Qualität und Verbesserung des Dienstes | Einwilligung (Abs. 1 lit. a): Der Anruf sagt es Ihnen zu Beginn, und Sie können ihn beenden |
| Server-Protokolle | Sicherheit, Fehler, Missbrauch | Berechtigtes Interesse (Abs. 1 lit. f) |
| Vertrag, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung | Damit der von Ihnen gekaufte Dienst läuft | Vertragserfüllung (Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Abs. 1 lit. c) im Steuerrecht |
| Service-Mitteilungen an Kunden | Änderungen, Unterbrechungen, neue Funktionen | Berechtigtes Interesse (Abs. 1 lit. f) — mit Abmeldemöglichkeit in jeder Nachricht |
Wir senden keine Werbenachrichten an Personen, die keine Kontaktaufnahme gewünscht haben, und kaufen keine Adresslisten. Wir verkaufen und vermieten personenbezogene Daten an niemanden.
5. Wer sie sieht
Intern nur diejenigen unseres Teams, die sie für ihre Arbeit sehen müssen. Extern die Anbieter, die wir zum Betrieb des Dienstes benötigen (Hosting, Telefonie, SMS, E-Mail, Spracherkennung und -synthese, Sprachmodelle). Sie alle sind Auftragsverarbeiter, durch einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO gebunden, und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
Die vollständige, namentliche Liste mit Rolle und Standort jedes Einzelnen ist öffentlich: Unterauftragsverarbeiter.
Außerdem übermitteln wir Daten an Behörden, soweit das Gesetz es verlangt, und an unsere Rechts- oder Steuerberatung, soweit dies zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
6. Übermittlungen außerhalb der EU
Plattform, Datenbank, Aufzeichnungen und Transkripte liegen auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Telefonie und SMS werden von griechischen Anbietern erbracht.
Einige KI- und E-Mail-Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Wo das der Fall ist, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c DSGVO) und/oder den EU-US-Datenschutzrahmen, mit zusätzlichen technischen Maßnahmen. Die Texte und Töne, die an KI-Modelle gesendet werden, werden nicht zu deren Training verwendet — das ist eine vertragliche Zusage der Anbieter, die wir einsetzen. Wer wo sitzt, zeigt die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
7. Wie lange wir sie aufbewahren
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| SMS-Code und Angaben der Testanruf-Anfrage | 10 Minuten; danach automatisch gelöscht |
| Vermerk „diese Nummer wurde angerufen" | 24 Stunden |
| Gespräch und Aufzeichnung eines Testanrufs oder der schriftlichen Demo | Bis zu 30 Tage |
| Angebotsanfrage (E-Mail in unserem Postfach) | 24 Monate ab dem letzten Kontakt, falls kein Vertrag zustande kommt |
| Server-Protokolle | Bis zu 30 Tage |
| Kunden- und Kontodaten | Für die Dauer des Vertrages und 12 Monate darüber hinaus |
| Rechnungen und steuerliche Belege | Wie gesetzlich vorgeschrieben (in der Regel 5 Jahre) |
| Prüfprotokolle (Audit-Log) | 24 Monate |
Sie können eine frühere Löschung verlangen — siehe Ihre Rechte ausüben.
8. Sicherheit
Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und der gespeicherten Geheimnisse, Zugriff nur für diejenigen, die ihn brauchen, Trennung der Daten je Kunde auf Datenbankebene, Protokollierung jeder sensiblen Aktion und keine personenbezogenen Daten in den Protokollen. Im Einzelnen: Sicherheit.
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten mit Risiko informieren wir die griechische Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden und, soweit erforderlich, die betroffenen Personen.
9. Ihre Rechte
Nach den Artikeln 15–22 DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft — zu erfahren, was wir über Sie gespeichert haben, und eine Kopie zu erhalten;
- Berichtigung — falsche oder unvollständige Angaben korrigieren zu lassen;
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden");
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit — die Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten;
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht;
- Widerruf der Einwilligung jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Senden Sie Ihr Anliegen an i.kotrotsios@rm.gr. Wir antworten innerhalb eines Monats (bei komplexen Anfragen um zwei Monate verlängerbar, worüber wir Sie informieren). Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenfrei. Anleitung Schritt für Schritt: Ihre Rechte ausüben.
Beschwerde. Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Rechte nicht gewahrt haben, können Sie sich an die griechische Datenschutzbehörde wenden: Kifisias 1-3, 11523 Athen, Tel. +30 210 6475600, www.dpa.gr, contact@dpa.gr — oder an die Aufsichtsbehörde des EU-Landes, in dem Sie wohnen oder arbeiten.
10. Daten, die wir im Auftrag von Kunden verarbeiten
Wenn Sie ein Unternehmen anrufen, das Grammateas einsetzt, nimmt eine digitale Assistentin den Anruf an. Alles, was gesagt wird — Ihr Name, Ihre Telefonnummer, der Termin, das Transkript und, sofern das Unternehmen die Aufzeichnung aktiviert hat, die Tondatei — gehört dem angerufenen Unternehmen. Es ist der Verantwortliche; wir sind der Auftragsverarbeiter.
- Die Assistentin sagt zu Beginn, dass sie digital ist, und dass das Gespräch aufgezeichnet wird, wo das geschieht.
- Auskunfts- oder Löschungsanfragen richten sich an das angerufene Unternehmen. Erreichen sie uns, leiten wir sie unverzüglich weiter und helfen dem Unternehmen zu antworten.
- Das Unternehmen legt fest, ob aufgezeichnet wird und wie lange die Daten aufbewahrt werden (standardmäßig 12 Monate für Aufzeichnungen). Am Ende des Vertrages werden seine Daten nach seiner Wahl gelöscht oder zurückgegeben.
- Wir verwenden die Anrufdaten weder für eigene Werbung noch zum Training von Modellen.
Diese Regeln stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
11. Minderjährige, automatisierte Entscheidungen, Änderungen
Minderjährige. Der Dienst richtet sich an Unternehmen. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern unter 15 Jahren. Stellen wir fest, dass es geschehen ist, löschen wir sie.
Automatisierte Entscheidungsfindung. Die digitale Assistentin führt Gespräche, vereinbart Termine und nimmt Nachrichten auf. Sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Personen im Sinne von Artikel 22 DSGVO und erstellt keine Profile für Werbung. Sie können jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen, und das Gespräch wird durchgestellt.
Änderungen. Ändert sich etwas Wesentliches, aktualisieren wir das Datum oben und senden den Kunden eine Mitteilung, bevor es wirksam wird. Frühere Fassungen sind auf Anfrage erhältlich.