Νομικά

Πολιτική Απορρήτου

Τι προσωπικά δεδομένα επεξεργαζόμαστε όταν επισκέπτεσαι το grammateas.gr, όταν ζητάς προσφορά ή δοκιμαστική κλήση, και τι γίνεται με τα δεδομένα που περνούν από τις κλήσεις των πελατών μας.

Τελευταία ενημέρωση: 12 Σεπτεμβρίου 2026 · Ισχύει από: 12 Σεπτεμβρίου 2026

1. Ποιοι είμαστε

Υπεύθυνος επεξεργασίας για όσα περιγράφονται εδώ είναι η εταιρεία Retail Management Solutions, που αναπτύσσει και παρέχει την υπηρεσία «Γραμματέας» (grammateas.gr).

Δεν έχουμε υποχρέωση ορισμού Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) κατά το άρθρο 37 GDPR. Για κάθε θέμα προσωπικών δεδομένων απαντά η παραπάνω διεύθυνση.

2. Οι δύο ρόλοι μας

Η διάκριση είναι σημαντική, γιατί αλλάζει ποιος αποφασίζει για τα δεδομένα:

• Υπεύθυνος επεξεργασίας (data controller). Για τα δεδομένα των επισκεπτών του site, όσων ζητούν προσφορά ή δοκιμαστική κλήση, και των εκπροσώπων των πελατών μας. Εμείς αποφασίζουμε γιατί και πώς τα επεξεργαζόμαστε. Αυτά καλύπτει η παρούσα πολιτική.
• Εκτελών την επεξεργασία (data processor). Για ό,τι περνά από τις κλήσεις των πελατών μας — τι είπε ο καλών, το τηλέφωνό του, το ραντεβού που έκλεισε. Εκεί υπεύθυνος είναι η επιχείρηση-πελάτης μας· εμείς επεξεργαζόμαστε μόνο κατ’ εντολή της, με βάση τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (άρθρο 28 GDPR). Βλ. ενότητα 10.

3. Τι δεδομένα συλλέγουμε από εσένα

α) Απλή επίσκεψη στο site

Μπορείς να διαβάσεις ολόκληρο το site χωρίς να δώσεις κανένα στοιχείο. Δεν χρησιμοποιούμε cookies παρακολούθησης, ούτε Google Analytics, ούτε pixel διαφήμισης — βλ. Πολιτική Cookies. Ο διακομιστής που σερβίρει τη σελίδα κρατά, όπως κάθε διακομιστής, τεχνικά αρχεία καταγραφής (διεύθυνση IP, ώρα, σελίδα, τύπος φυλλομετρητή) για ασφάλεια και αντιμετώπιση σφαλμάτων.

β) Φόρμα «Ζήτησε προσφορά»

Ονοματεπώνυμο, επιχείρηση, τηλέφωνο, email (προαιρετικό), το μήνυμά σου, καθώς και η διεύθυνση IP και η σελίδα από την οποία στάλθηκε. Το αίτημα δεν αποθηκεύεται σε βάση δεδομένων: προωθείται ως email στην ομάδα μας, μέσω του παρόχου αποστολής email, και ζει από εκεί και πέρα στο γραμματοκιβώτιό μας.

γ) Δωρεάν δοκιμαστική κλήση

Όταν ζητάς να σε καλέσει η Γραμματέας για να τη δοκιμάσεις:

• δίνεις ονοματεπώνυμο, email και αριθμό κινητού·
• στέλνουμε SMS με εξαψήφιο κωδικό επιβεβαίωσης, ώστε να μην μπορεί κάποιος να δηλώσει ξένο αριθμό. Ο κωδικός και τα στοιχεία του αιτήματος μένουν σε προσωρινή μνήμη 10 λεπτά και μετά σβήνονται αυτόματα·
• μόλις τον επιβεβαιώσεις, το σύστημα καλεί τον αριθμό σου. Την κλήση την κάνει ψηφιακός βοηθός τεχνητής νοημοσύνης — στο λέει στην αρχή — και καταγράφεται ως συνομιλία (απομαγνητοφώνηση και, εφόσον είναι ενεργή η ηχογράφηση στον λογαριασμό επίδειξης, το ηχητικό αρχείο)·
• κρατάμε επίσης, για προστασία από κατάχρηση, τη διεύθυνση IP και μια ένδειξη ότι καλέσαμε αυτόν τον αριθμό τις τελευταίες 24 ώρες (μία δοκιμαστική κλήση την ημέρα ανά αριθμό).

Το αίτημα δοκιμαστικής κλήσης το εκλαμβάνουμε και ως ενδιαφέρον για την υπηρεσία και σου απαντάμε, όπως και στη φόρμα προσφοράς.

δ) Δοκιμή με κείμενο (συνομιλία με τη «Σοφία»)

Ό,τι γράφεις στο πλαίσιο συνομιλίας της σελίδας στέλνεται στην πλατφόρμα μας για να απαντηθεί και αποθηκεύεται ως συνομιλία επίδειξης. Μη γράφεις εκεί προσωπικά ή ευαίσθητα στοιχεία — δεν χρειάζονται για τη δοκιμή. Ο φυλλομετρητής σου κρατά έναν τυχαίο κωδικό συνεδρίας στη μνήμη της καρτέλας (sessionStorage), που χάνεται όταν την κλείσεις.

ε) Πελάτες μας

Για τους πελάτες επεξεργαζόμαστε στοιχεία επικοινωνίας και τιμολόγησης των εκπροσώπων τους, τα στοιχεία πρόσβασης στους λογαριασμούς τους και τα αρχεία καταγραφής ενεργειών (ποιος άλλαξε τι και πότε) — για την εκτέλεση της σύμβασης και για λόγους ασφάλειας και φορολογικής συμμόρφωσης.

4. Σκοποί και νομικές βάσεις

Δεν στέλνουμε διαφημιστικά μηνύματα σε όσους δεν έχουν ζητήσει επικοινωνία και δεν αγοράζουμε λίστες επαφών. Δεν πουλάμε και δεν ενοικιάζουμε προσωπικά δεδομένα σε κανέναν.

5. Ποιοι τα βλέπουν

Εσωτερικά, μόνο όσοι από την ομάδα μας χρειάζεται να τα δουν για τη δουλειά τους. Εξωτερικά, οι πάροχοι που μας χρειάζονται για να λειτουργήσει η υπηρεσία (φιλοξενία, τηλεφωνία, SMS, email, αναγνώριση και σύνθεση φωνής, γλωσσικά μοντέλα). Είναι όλοι εκτελούντες την επεξεργασία, δεσμευμένοι με σύμβαση κατά το άρθρο 28 GDPR, και δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα για δικό τους σκοπό.

Η πλήρης, ονομαστική λίστα με τον ρόλο και την τοποθεσία του καθενός είναι δημόσια: Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία.

Διαβιβάζουμε επίσης δεδομένα σε δημόσιες αρχές όταν το επιβάλλει ο νόμος, και στους νομικούς ή λογιστικούς μας συμβούλους όταν χρειάζεται για τη θεμελίωση ή άσκηση νομικών αξιώσεων.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ

Η πλατφόρμα, η βάση δεδομένων, οι ηχογραφήσεις και οι απομαγνητοφωνήσεις φυλάσσονται σε διακομιστές εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (Γερμανία). Η τηλεφωνία και τα SMS γίνονται από ελληνικούς παρόχους.

Ορισμένοι πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης και αποστολής email εδρεύουν στις ΗΠΑ. Όπου συμβαίνει αυτό, η διαβίβαση στηρίζεται στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (άρθρο 46 παρ. 2γ GDPR) ή/και στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ, με πρόσθετα τεχνικά μέτρα. Τα κείμενα και ο ήχος που στέλνονται σε μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευσή τους — είναι συμβατική δέσμευση των παρόχων που χρησιμοποιούμε. Ποιος βρίσκεται πού φαίνεται στη λίστα υπο-εκτελούντων.

7. Πόσο καιρό τα κρατάμε

Μπορείς να ζητήσεις διαγραφή νωρίτερα — βλ. Άσκηση δικαιωμάτων.

8. Ασφάλεια

Κρυπτογράφηση στη μεταφορά (TLS) και στα αποθηκευμένα μυστικά, πρόσβαση μόνο σε όσους τη χρειάζονται, διαχωρισμός δεδομένων ανά πελάτη σε επίπεδο βάσης, καταγραφή κάθε ευαίσθητης ενέργειας, και κανένα προσωπικό στοιχείο στα αρχεία καταγραφής. Αναλυτικά: Ασφάλεια.

Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων που ενέχει κίνδυνο, ενημερώνουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός 72 ωρών και, όπου απαιτείται, τα πρόσωπα που αφορά.

9. Τα δικαιώματά σου

Κατά τα άρθρα 15–22 GDPR έχεις δικαίωμα:

• πρόσβασης — να μάθεις τι έχουμε για εσένα και να πάρεις αντίγραφο·
• διόρθωσης — να διορθώσουμε ό,τι είναι λάθος ή ελλιπές·
• διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»)·
• περιορισμού της επεξεργασίας·
• φορητότητας — να τα πάρεις σε μηχαναγνώσιμη μορφή·
• εναντίωσης στην επεξεργασία που στηρίζεται σε έννομο συμφέρον·
• ανάκλησης της συγκατάθεσης όποτε θέλεις, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα όσων έγιναν πριν.

Στείλε το αίτημά σου στο i.kotrotsios@rm.gr. Απαντάμε μέσα σε έναν μήνα (με δυνατότητα παράτασης δύο μηνών για σύνθετα αιτήματα, ενημερώνοντάς σε). Η άσκηση των δικαιωμάτων είναι δωρεάν. Οδηγίες βήμα-βήμα: Άσκηση δικαιωμάτων.

10. Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό πελατών

Όταν καλείς μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί τη Γραμματέα, την κλήση την απαντά ψηφιακός βοηθός. Ό,τι ειπωθεί — το όνομά σου, το τηλέφωνό σου, το ραντεβού, η απομαγνητοφώνηση και, εφόσον η επιχείρηση έχει ενεργοποιήσει την ηχογράφηση, το ηχητικό αρχείο — ανήκει στην επιχείρηση που κάλεσες. Αυτή είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας· εμείς είμαστε ο εκτελών.

• Ο βοηθός λέει στην αρχή ότι είναι ψηφιακός, και ότι η κλήση ηχογραφείται όπου συμβαίνει.
• Τα αιτήματα πρόσβασης ή διαγραφής απευθύνονται στην επιχείρηση που κάλεσες. Αν έρθουν σε εμάς, τα προωθούμε σε αυτήν χωρίς καθυστέρηση και τη βοηθάμε να απαντήσει.
• Η επιχείρηση ορίζει αν ηχογραφεί και για πόσο διατηρούνται τα δεδομένα (προεπιλογή: 12 μήνες για τις ηχογραφήσεις). Στη λήξη της σύμβασης τα δεδομένα της διαγράφονται ή επιστρέφονται, κατ’ επιλογή της.
• Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των κλήσεων για δική μας διαφήμιση ή για εκπαίδευση μοντέλων.

Οι όροι αυτοί είναι γραμμένοι στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

11. Ανήλικοι, αυτοματοποιημένες αποφάσεις, αλλαγές

Ανήλικοι. Η υπηρεσία απευθύνεται σε επιχειρήσεις. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα παιδιών κάτω των 15 ετών. Αν διαπιστώσουμε ότι συνέβη, τα διαγράφουμε.

Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων. Ο ψηφιακός βοηθός συνομιλεί, κλείνει ραντεβού και κρατά μηνύματα. Δεν λαμβάνει αποφάσεις με νομικές ή αντίστοιχα σημαντικές συνέπειες για πρόσωπα κατά την έννοια του άρθρου 22 GDPR, και δεν καταρτίζει προφίλ για διαφήμιση. Σε κάθε στιγμή μπορείς να ζητήσεις να μιλήσεις με άνθρωπο και η κλήση μεταφέρεται.

Αλλαγές. Αν αλλάξει κάτι ουσιώδες, ενημερώνουμε την ημερομηνία στην κορυφή και, για τους πελάτες, στέλνουμε ειδοποίηση πριν τεθεί σε ισχύ. Οι προηγούμενες εκδόσεις είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος.