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Política de privacidad
Qué datos personales tratamos cuando visita grammateas.gr, cuando pide una oferta o una llamada de prueba, y qué ocurre con los datos que pasan por las llamadas de nuestros clientes.
Última actualización: 12 de septiembre de 2026 · En vigor desde el 12 de septiembre de 2026 · Esta versión en español se ofrece por comodidad; en caso de discrepancia prevalece el texto griego.
1. Quiénes somos
El responsable del tratamiento de todo lo aquí descrito es Retail Management Solutions, que desarrolla y presta el servicio «Grammateas» (grammateas.gr).
| Empresa | Retail Management Solutions |
|---|---|
| NIF | 801291892 |
| Domicilio | Grammou 73, Marousi 15124, Grecia |
| Teléfono | +30 210 3004011 (de lunes a viernes, 9:00–17:00) |
| Correo para asuntos de datos | i.kotrotsios@rm.gr |
No estamos obligados a designar un delegado de protección de datos conforme al artículo 37 del RGPD. La dirección anterior responde a cualquier cuestión sobre datos personales.
2. Nuestras dos funciones
La distinción importa, porque determina quién decide sobre los datos:
- Responsable del tratamiento. Para los datos de quienes visitan el sitio, de quienes piden una oferta o una llamada de prueba y de los interlocutores de nuestros clientes. Nosotros decidimos por qué y cómo los tratamos. Es lo que cubre esta política.
- Encargado del tratamiento. Para todo lo que pasa por las llamadas de nuestros clientes — lo que dijo quien llamó, su teléfono, la cita concertada. Ahí el responsable es la empresa cliente; nosotros tratamos solo siguiendo sus instrucciones, conforme al contrato de tratamiento de datos (artículo 28 del RGPD). Véase la sección 10.
3. Qué datos recogemos de usted
a) La simple visita al sitio
Puede leer todo el sitio sin facilitar ningún dato. No usamos cookies de seguimiento, ni Google Analytics, ni píxeles publicitarios — véase la política de cookies. El servidor que sirve la página conserva, como cualquier servidor, registros técnicos (dirección IP, hora, página, tipo de navegador) por seguridad y para localizar fallos.
b) El formulario «Pedir oferta»
Nombre completo, empresa, teléfono, correo electrónico (opcional), su mensaje, además de la dirección IP y la página desde la que se envió. La solicitud no se almacena en una base de datos: se remite como correo electrónico a nuestro equipo, a través de nuestro proveedor de envío, y a partir de ahí vive en nuestro buzón.
c) La llamada de prueba gratuita
Cuando pide que Grammateas le llame para probarla:
- facilita su nombre completo, su correo electrónico y su número de móvil;
- enviamos un SMS con un código de confirmación de seis dígitos, para que nadie pueda declarar un número ajeno. El código y los datos de la solicitud permanecen en memoria temporal 10 minutos y después se borran automáticamente;
- en cuanto lo confirma, el sistema llama a su número. La llamada la realiza una asistente con inteligencia artificial — se lo dice al principio — y queda registrada como conversación (transcripción y, si la grabación está activada en la cuenta de demostración, el archivo de audio);
- también conservamos, para prevenir abusos, la dirección IP y una marca de que hemos llamado a ese número en las últimas 24 horas (una llamada de prueba al día por número).
La solicitud de una llamada de prueba la entendemos además como interés por el servicio y le respondemos, igual que con el formulario de oferta.
d) La demostración escrita (conversación con la asistente)
Lo que escribe en el recuadro de conversación de la página se envía a nuestra plataforma para ser respondido y se almacena como conversación de demostración. No escriba ahí datos personales ni sensibles — no hacen falta para la prueba. Su navegador guarda un identificador de sesión aleatorio en la memoria de la pestaña (sessionStorage), que se pierde al cerrarla.
e) Nuestros clientes
De los clientes tratamos los datos de contacto y de facturación de sus interlocutores, las credenciales de acceso a sus cuentas y los registros de acciones (quién cambió qué y cuándo) — para ejecutar el contrato y por razones de seguridad y cumplimiento fiscal.
4. Fines y bases jurídicas
| Tratamiento | Fin | Base jurídica (artículo 6 del RGPD) |
|---|---|---|
| Formulario de oferta | Llamarle y darle un precio | Su solicitud previa a la celebración de un contrato (1.b) |
| Código de confirmación por SMS | No llamar a un número que no es suyo | Interés legítimo (1.f): protección de terceros, prevención de abusos |
| Llamada de prueba y conversación de demostración | Que vea cómo funciona el servicio | Su solicitud previa a la celebración de un contrato (1.b) |
| Grabación de la llamada de prueba | Calidad y mejora del servicio | Consentimiento (1.a): la llamada se lo dice al principio y puede colgar |
| Registros del servidor | Seguridad, errores, abusos | Interés legítimo (1.f) |
| Contrato, facturación, soporte | Que funcione el servicio contratado | Ejecución del contrato (1.b) y obligación legal (1.c) en materia fiscal |
| Avisos de servicio a clientes | Cambios, interrupciones, novedades | Interés legítimo (1.f) — con enlace de baja en cada mensaje |
No enviamos mensajes publicitarios a quien no ha pedido que le contactemos y no compramos listas de contactos. No vendemos ni alquilamos datos personales a nadie.
5. Quién los ve
Internamente, solo las personas de nuestro equipo que necesitan verlos para su trabajo. Externamente, los proveedores necesarios para que el servicio funcione (alojamiento, telefonía, SMS, correo, reconocimiento y síntesis de voz, modelos de lenguaje). Todos ellos son encargados del tratamiento, vinculados por un contrato conforme al artículo 28 del RGPD, y no pueden usar los datos para fines propios.
La lista completa y nominativa, con la función y la ubicación de cada uno, es pública: subencargados.
También comunicamos datos a las autoridades públicas cuando la ley lo exige, y a nuestros asesores jurídicos o contables cuando es necesario para la formulación o el ejercicio de reclamaciones.
6. Transferencias fuera de la UE
La plataforma, la base de datos, las grabaciones y las transcripciones se alojan en servidores dentro de la Unión Europea (Alemania). La telefonía y los SMS los prestan operadores griegos.
Algunos proveedores de inteligencia artificial y de correo están establecidos en Estados Unidos. Cuando es así, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (artículo 46.2.c del RGPD) y/o en el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU., con medidas técnicas adicionales. Los textos y el audio que se envían a los modelos de inteligencia artificial no se usan para entrenarlos — es un compromiso contractual de los proveedores que utilizamos. Quién está dónde figura en la lista de subencargados.
7. Cuánto tiempo los conservamos
| Datos | Conservación |
|---|---|
| Código SMS y datos de una solicitud de llamada de prueba | 10 minutos; después se borran automáticamente |
| Marca «hemos llamado a este número» | 24 horas |
| Conversación y grabación de una llamada de prueba o demostración escrita | Hasta 30 días |
| Solicitud de oferta (correo en nuestro buzón) | 24 meses desde el último contacto, si no llega a ser cliente |
| Registros del servidor | Hasta 30 días |
| Datos de clientes y cuentas | Mientras dure el contrato y 12 meses después |
| Facturas y documentos fiscales | Lo que marque la ley (por regla general, 5 años) |
| Registros de auditoría de acciones | 24 meses |
Puede pedir una supresión anticipada — véase ejercer sus derechos.
8. Seguridad
Cifrado en tránsito (TLS) y de los secretos almacenados, acceso solo para quien lo necesita, separación de datos por cliente en la propia base, registro de cada acción sensible y ningún dato personal en los registros. En detalle: seguridad.
Ante una brecha de datos que entrañe riesgo, informamos a la Autoridad Helénica de Protección de Datos en 72 horas y, cuando procede, a las personas afectadas.
9. Sus derechos
Conforme a los artículos 15 a 22 del RGPD tiene derecho a:
- acceso — saber qué tenemos sobre usted y obtener una copia;
- rectificación — que corrijamos lo incorrecto o incompleto;
- supresión (el «derecho al olvido»);
- limitación del tratamiento;
- portabilidad — recibirlos en un formato legible por máquina;
- oposición al tratamiento basado en el interés legítimo;
- retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud de lo hecho antes.
Envíe su solicitud a i.kotrotsios@rm.gr. Respondemos en un mes (ampliable dos meses en solicitudes complejas, informándole de ello). Ejercer sus derechos es gratuito. Instrucciones paso a paso: ejercer sus derechos.
Reclamación. Si considera que no hemos respetado sus derechos, puede reclamar ante la Autoridad Helénica de Protección de Datos: Kifisias 1-3, 11523 Atenas, tel. +30 210 6475600, www.dpa.gr, contact@dpa.gr — o ante la autoridad del país de la Unión donde resida o trabaje, en España la AEPD.
10. Datos que tratamos por cuenta de clientes
Cuando llama a una empresa que usa Grammateas, la llamada la atiende una asistente digital. Todo lo que se dice — su nombre, su teléfono, la cita, la transcripción y, si la empresa ha activado la grabación, el archivo de audio — pertenece a la empresa a la que llamó. Ella es la responsable del tratamiento; nosotros somos el encargado.
- La asistente dice al principio que es digital, y que la llamada se graba allí donde así sea.
- Las solicitudes de acceso o supresión se dirigen a la empresa a la que llamó. Si nos llegan a nosotros, las trasladamos sin demora y ayudamos a la empresa a responder.
- La empresa decide si graba y cuánto tiempo se conservan los datos (12 meses por defecto para las grabaciones). Al terminar el contrato, sus datos se suprimen o se devuelven, a su elección.
- No usamos los datos de las llamadas para publicidad propia ni para entrenar modelos.
Estas reglas figuran en el contrato de tratamiento de datos.
11. Menores, decisiones automatizadas, cambios
Menores. El servicio se dirige a empresas. No recogemos conscientemente datos de menores de 15 años. Si detectamos que ha ocurrido, los suprimimos.
Decisiones automatizadas. La asistente digital conversa, concierta citas y toma mensajes. No adopta decisiones con efectos jurídicos o similarmente significativos en el sentido del artículo 22 del RGPD y no elabora perfiles publicitarios. En cualquier momento puede pedir hablar con una persona y la llamada se transfiere.
Cambios. Si cambia algo sustancial, actualizamos la fecha de la parte superior y, a los clientes, les enviamos un aviso antes de que entre en vigor. Las versiones anteriores están disponibles previa solicitud.